Eh oui ! Me revoici avec suite et fin sur le thème de la synchronisation avec Outlook, et c’est des E-mails que je veux cette fois vous parler.

J’aime particulièrement cette fonction qui permet d’introduire, dans une map sur un sujet donné, les échanges avec les différentes personnes concernées. Elle permet par exemple de ne pas stocker dans Outlook des E-mails qui sont devenus des informations et ne nécessitent plus d’envois de courriers.

Et bien sûr, elle vous permet de faire apparaître dans une map à tous moments, les tous derniers E-mails que vous n’avez pas encore lus, ceux qui contiennent une expression précise dans leur objet ou encore tous ceux envoyés hier sur un projet donné. A vous de créer vos propres requêtes Outlook ou de modifier celles que vous propose MindManager !

Découvrez donc quelques aspects de la synchronisation avec Outlook dans cette vidéo :

Cliquez sur la flèche ci-dessous, puis en bas à droite pour voir la vidéo en plein écran

A la prochaine fois pour vous parler de la nouvelle fonction « diapositives ».

En attendant, expérimentez !

Martine

Comme promis me revoilà, pas aussi vite que prévu, mais avec une vidéo pour essayer de vous faire vivre la synchronisation entre MindManager 9 et Outlook, ou du moins un aspect, celui qui concerne les tâches.

Ce qui est nouveau, en quelques lignes :

• les dates des tâches liées à Outlook sont désormais notées dans MindManager comme Infos de tâche et non plus comme données dans une fenêtre de propriétés
• MindManager vous permet, par des requêtes Outlook que vous pouvez personnaliser, de visualiser dans une map vos « tâches du jour », » tâches de la semaine prochaine », etc…

Autrement dit, que vos tâches Outlook proviennent de maps ou aient été directement entrées dans Outlook, vous pouvez extraire celles qui correspondent à la requête de votre choix et les visualiser grâce à l’affichage Gantt sous forme de planning ! Voyez plutôt !

Cliquez sur la flèche ci-dessous, puis en bas à droite pour voir la vidéo en plein écran

A très bientôt pour quelques commentaires sur les Emails et sur l’autre grande nouveauté, les diapositives !

Martine

Je vous espère frais et dispos pour cette rentrée, hélas un peu frisquette au nord du pays.
« Une aussi longue absence » peut vous laisser croire à une période de grande oisiveté de ma part. En fait, pas du tout, j’ai profité de l’été pour traduire pour vous l’add-in Power Markers de mon ami Duffill qui est en train de le confectionner en version française. Rendez-vous donc très bientôt…et je vous reparlerai à cette occasion de la méthode GTD.

A vrai dire, j’avais prévu de vous retrouver dès la semaine dernière, mais un coup terrible a failli nous frapper : la perte totale lundi dernier de tout notre site Web ! Certains d’entre vous se sont peut-être d’ailleurs aperçus de l’ « interruption momentanée de l’image ». Enfin après de grands moments de fébrilité, tout est rentré dans l’ordre, mais c’est avec un peu de retard que je vous parle de la nouvelle version 9 de MindManager.

Elle présente, pour résumer 3 grandes nouveautés :

• l’affichage en diagramme de Gantt
• l’intégration avec Outlook
• la création de diapositives

Les 2 dernières existaient déjà me direz-vous, oui, mais il y a d’importants changements.

D’abord le diagramme de Gantt, dont voici ci-dessous la nouvelle interface :

• Vous pouvez bien sûr agrandir l’interface, zoomer et imprimer le diagramme.

NB : ne figurent dans le diagramme que les tâches ayant une Date de début ET une Date de fin.

• Les tâches sont listées à gauche avec leurs dates, leur(s) ressource(s) et leur % d’achèvement.
  Toutes ces données peuvent être modifiées indifféremment dans ce tableau ou dans la map.
• Dans le diagramme lui-même, vous déplacez les barres de tâche et les étirez à votre guise vers la droite ou la gauche.
• Grâce à la fonction Gestion des tâches, vous ajoutez les types de dépendances
• La fonction Gérer les ressources vous permet de voir les ressources sous-utilisées et sur-utilisées  

Vous noterez que vous pouvez faire apparaître ou non les Sujets intermédiaires. Vous choisirez cette option pour voir le diagramme de Gantt d’un projet, mais pas lorsque vous voudrez visualiser le planning des tâches relatives à toutes vos activités, par exemple de la semaine ou du mois. Mais nous y venons avec l’intégration avec Outlook !

En effet, vous pouvez désormais exporter dans Outlook des tâches MindManager datées avec le volet Infos de tâche (et non plus dans la fenêtre de propriétés) et les tâches importées depuis Outlook seront datées de la même façon dans MindManager. Si vous ajoutez à cela que vous pouvez extraire dans une map toutes les tâches de votre Outlook correspondant à la requête de votre choix (date de début, % achevé, tâche de la semaine, etc.), vous pouvez d’un seul clic voir apparaître sous vos yeux le planning de toutes vos tâches du jour, de la semaine, etc.

Mais je vous suggère de détailler cela dans un tout prochain billet.

En attendant, découvrez MindManager 9  et l’affichage du diagramme de Gantt !

A bientôt donc

Martine

Par cette canicule, je vous propose de regarder les résultats d’une étude menée pour Mindjet en 2008 par l’institut Forrester Research aux USA ; jetez-y donc un oeil !

Les 1800 utilisateurs ayant répondu ont déclaré gagner 11h 45 par semaine sur les 31h 30 précédemment consacrées aux activités ci-dessous… du bon temps pour profiter du généreux soleil du moment !

• Réunions : l’information : 3h 30 sur 9h en moyenne auparavant
• Gestion de projets : llllff> 3h 30 sur > 10h
• Gestion de l’information : 2h 35′ sur 6h 30
• Communication : ddddddl2h 10 sur 6h

Vous aimeriez plus de détails ?

Cliquez ici pour télécharger la map et explorer les données contenues dans toutes les feuilles de calcul. Vous y trouverez ces informations :

• sous cette forme – graphique dans une feuille de calcul :

• ou bien celle-ci – tableau dans une feuille de calcul :

Quant à savoir comment MindManager permet à ces heureux utilisateurs de gagner autant de temps, j’ai essayé dans cette vidéo de faire le tour de chacune de ces activités.

Maintenant à vous de jouer : choisissez l’activité qui vous prend le plus de temps ! Et n’oubliez pas que je suis toujours heureuse de vous aider.

A bientôt

Martine

Devenez fan sur Facebook !

Ils viennent tout juste de sortir et je ne peux résister au plaisir de vous les faire découvrir tout de suite. Il s’agit des Power Markers nouvelle version, qui enthousiasmeront tous ceux qui ont découvert la puissance des Marqueurs de MindManager.

En effet qui n’a pas rêvé de marqueurs qui lui signalent automatiquement, par exemple ses tâches à faire pour aujourd’hui ou dans la semaine, ou encore les documents attendus pour demain ?

C’est ce que font pour vous les Power Markers !

Power Markers™ pour MindManager est un add-in à MindManager Pro 7 et 8 qui génère à partir de vos maps des listes qui vous aident à trouver et traiter les informations essentielles qu’elles contiennent. Power Markers est parfait pour créer des tableaux de bord qui vous permettent de garder la maîtrise de vos projets, de vos réunions, bref de vos activités. Avec une map Tableau de Bord, vous savez où vous en êtes, ce qui reste à faire et ce qui requiert votre attention dans l’immédiat. Je reviens sur elle dans le prochain article.

Pour le moment, regardez donc Power Markers en action !

Téléchargez Power Markers 2 et essayez le gratuitement ! Jusqu’à 15 marqueurs, vous pourrez continuer à l’utiliser sans numéro de licence. (NB : les utilisateurs de Power Markers 1 ne doivent pas entrer leur numéro de licence). Power Makers est en anglais, mais simple d’utilisation. N’oubliez pas que nous sommes là si vous avez besoin d’aide !

Mais avant de vous lancer, découvrez donc ce qu’est une vraie map tableau de bord dans l’article suivant et téléchargez la map tableau de bord pour vous exercer !

Amusez-vous bien avec Power Markers

Martine

Devenez fan sur Facebook !

je vous ai présenté dans l’article précédent les Power Markers pour MindManager. C’est dans une map tableau de bord qu’ils donneront tout leur « jus » !

Je vous en livre ci-dessous la définition, telle que la donne Nick Duffill, un fin praticien du Business Mapping®.

Les propriétés fondamentales d’une map tableau de bord sont :

Cliquez sur le fond de la map pour afficher la main et la déplacer, puis ouvrez et fermez les branches comme dans MindManager

• Son périmètre : la map conlla map concerne une situation ou un sujet clairement défini
• Sa fréquence d’utilisation : lvous la consultez et la mettez à jour régulièrement
• Sa dynamique : la map est la map est toujours un instantané de quelque chose qui évolue dans le temps, grâce des mises à jftemps, grâce des mises à jour manuelles ou automatiques.
• Son processus : il y a toujolil y a toujours, associé à la map, un processus avec des contenus, et l’information affichée mesurel’information affichée mesure ce processus.
• Sa hiérarchisation : la map lla map offre une représentation visuelle hiérarchisée des informations clés, de façon que la situation dulde façon que la situation du moment soit immédiatement lisible.
• La réponse : la map est cnola map est conçue pour solliciter votre réaction à la situation donnée et provoquer les actions approlprovoquer les actions appropriées.
• Sa facilité d’utilisation : elle elle est facile à tenir à jour avec les évènements typiques du cycle de vie de la situation ou du processusla situation ou du processus.

Cette définition nous permet d’éliminer des maps présentations, des maps brainstorming, des maps de navigation, ou des maps obsolètes qui ne sont pas à jour. En effet, si beaucoup de maps possèdent quelques-unes des propriétés ci-dessus, il n’en est guère qui les ont toutes.

En voici une pour vous exercer :

Cliquez sur la map pour la télécharger

Lorsque nous sommes en face d’une map complète qui reflète une situation en cours, ce sont les mêmes questions qui reviennent à chaque fois :

1. Qu’est-ce qui requiert mon attention au moment présent ?
2. Dans quelle mesure ma map est-elle à jour ?
3. Où ai-je placé ce lien vers une page Web/cette pièce jointe/ce mot de passe/cette idée géniale/ce document ?
4. Quel est l’endroit approprié où ajouter une nouvelle question ou une nouvelle idée ?

MindManager nous donne la possibilité, par des icônes, couleurs, textes, etc., de « marquer » des sujets dans la map et de former ainsi des groupes rassemblant des sujets, où qu’ils soient dans la map, dès lors qu’ils possédent les mêmes marqueurs. Une façon de les visualiser est de filtrer la map pour n’afficher que les seuls sujets porteurs des marqueurs choisis.

Oui ! Mais ce faisant, nous privons ces sujets de leur précieux contexte et nous pouvons avoir du mal à les « rassembler » visuellement si notre map est très grande !

Power Markers© effectue son filtrage pour ainsi dire en dehors de la map et affiche les résultats dans le volet d’action « Hot Lists. Au lieu de modifier la vue de la map elle-même, il met à jour en permanence les listes d’éléments qui possèdent certains critères.

De plus, Power Markers met votre map à jour automatiquement, en indiquant le jour venu, qu’une tâche est par exemple échue (couleur rose) ou à faire dans les 2 ou les 3 jours (ocre). Il vous alerte en remontant cette information jusqu’au sujet principal concerné.

Téléchargez le papier blanc proposé par Nick Duffill pour une présentation complète des maps tableau de bord et expérimentez gratuitement avec Power Markers !

A bientôt

Martine

Devenez fan sur Facebook !

Dans un précédent article, j’ai évoqué la différence entre map et réseau. Eh bien avec TheBrain, vous voici dans l’univers du réseau !
Son point fort ? Représenter visuellement pour un sujet donné tout le réseau des autres sujets auxquels il est connecté et bien sûr vous donner accès aux documents, dossiers ou pages Web concernés.

Je vous l’avoue tout de suite : dans la plupart des situations, je préfère la focalisation et la clarté d’une map. Mais s’il est une application où je trouve TheBrain absolument génial, c’est l’organisation des éléments stockés dans mon explorateur Windows, aussi bien personnels que partagés sur le serveur.

Je peux ainsi me libérer totalement de la rigidité de l’arborescence Windows – à la structure parfois devenue obsolète, ou tout bonnement conçue par quelqu’un d’autre – pour organiser les éléments dont j’ai besoin à mon idée et visualiser facilement leur appartenance à plusieurs rubriques. J’ai de plus toute liberté pour ajouter à ce réseau des notes et des idées annexes.

Faites-vous ci-dessous une idée de TheBrain.

L’interface et la navigation

OK, cette image d’un réseau peut vous donner le tournis d’autant que vous n’en êtes pas l’auteur !

Aussi, je vous suggère de l’analyser « au calme » :

• image 1 :
  – l’auteur du réseau s’intéresse à la stratégie à mener – qui est sur son Agenda, au même titre que le — pplanning (Schedule) et les équipes (Teams), visibles à droite
  – pour la définir et la mettre en oeuvre, il voit – en dessous – qu’il possède une analyse, des idées et des oopportunités, de la recherche (Research) et des partenaires (Partners)
  – le budget – à gauche – est un sujet concerné, mais annexe
• image 2 :
  – l’auteur se concentre maintenant sur les opportunités. Elles sont – en dessous – de deux types, rlmarchés et produits.
  – il voit que les opportunités appartiennent – au dessus – au dossier Stratégie,
  – au même titre – à droite – que l’analyse, les idées…
• image 3 :
  – l’auteur choisit parmi les opportunités d’explorer les marchés. L’existence du deuxième type dd’opportunités, les produits, lui est rappelée à droite
  – il dispose – à gauche – de liens vers des pages Web, CNN, NASDAQ, etc
  – et voit – en dessous – les éléments de marché offrant des opportunités, Canaux, On line, etc.

Le principe de création d’un PersonalBrain

Chaque idée possède 3 poignées à partir desquelles vous pouvez « tirer » des connexions vers des idées déjà notées ou des idées que vous créez.

Sachez encore que des signets ou Tags vous permettent de trouver rapidement le sujet que vous cherchez ! Au fait, habituez-vous au vocabulaire : les sujets sont dans TheBrain appelés Idées, qu’ils soient effectivement des idées, ou bien des informations ou des décisions.

L’accès aux documents

Dans TheBrain, vous créez très facilement des liens hypertexte vers les éléments de votre choix dans votre Explorateur Windows ou vers des pages Web. Un simple clic vous suffit à les ouvrir. Ainsi vous pouvez lier tout élément de votre classement à plusieurs idées et les avoir à portée dans le cadre de contextes divers et variés.

De plus, vous pouvez également ajouter des Notes à chaque idée.

Ceci n’est que le B, A, BA de TheBrain, aussi je vous suggère d’essayer TheBrain gratuitement pendant 30 jours, que vous travailliez sous Windows, sous Mac ou sous Linux !

Et surtout, faites-nous part de votre expérience !

A bientôt

Martine

Devenez fan sur Facebook !

Nous avons tous quelque chose à planifier, n’est-ce pas ? Et qui n’a pas rêvé d’un diagramme de Gantt fait en un clin d’oeil ? C’est possible avec MindManage et JCVGantt !

MindManager et JCV Gantt fonctionnent en synchronisation

• Vous lancez JCV Gantt à partir de MindManager. Toutes les informations sont enregistrées dans la map
• Vous choisissez de visualiser votre projet dans l’une ou l’autre interface

Dans l’interface MindManager :

Vous avez la vue d’ensemble de la structure du projet et pouvez aisément la modifier et la compléter.
Vous présentez les grandes lignes à votre hiérarchie. Vous vous concentrez sur les détails d’une branche avec les personnes concernées

• Vous créez très facilement, par brainstorming, l’arborescence des tâches. Vous ajoutez les Marqueurs dans MindManager : Ressources, icônes, couleurs
• Vous indiquez par des Relations les dépendances de Fin à Début
• Vous indiquez les % de tâche achevée et les Priorités
• Vous ajoutez des Notes et des Liens hypertexte ou des Pièces jointes
• Vous lisez toutes les dates et les durées sur toutes les tâches – élémentaires et récapitulatives – calculées par JCV Gantt
• Vous utilisez le filtre multicritères pour n’afficher dans MindManager et JCV Gantt que les branches répondant aux critères choisis
• Vous gérez plusieurs projets grâce à l’interface Multimaps

Dans l’interface JCV Gantt :

Vous planifiez et ajoutez les informations de gestion de projet. Vous pouvez afficher votre projet sous forme de tableau Excel et l’exporter dans Excel ou au format .jcv3 pour utilisation en version autonome de JCV Gantt. Vous enregistrez des instantanés de votre projet aux dates de votre choix.

• Vous planifiez facilement en allongeant et déplaçant les barres de tâche
• Vous ajoutez les Dépendances autres que Fin à Début
• Vous personnalisez le calendrier des Ressources
• Dans le tableau des Ressources, vous personnalisez le calendrier de chaque ressource, indiquez son coût – fixe, horaire, etc., son taux de charge et autres informations
• Vous indiquez les % de tâche achevée
• Vous lisez les Priorités et les Notes entrées dans MindManager et vous ouvrez les documents liés dans MindManager
• Vous synchronisez avec les Marqueurs couleurs et avec le filtre de MindManager

Grâce à la synchronisation parfaite entre les deux interfaces, vous choisissez à tout moment la mieux appropriée à ce que vous voulez faire !

Les deux vues au choix du projet, filtré dans MindManager :

La map :

• après synchronisation avec JCV Gantt :
  Les dates et les durées sont affichées sur toutes les tâches
  Les icônes de tâche achevée sont mises à jour
  La dépendance de Fin à Fin est indiquée par une Relation
• et filtrage avec le Filtre multicritères
  sur le critère « Afficher les tâches achevées »

Le diagramme de Gantt correspondant :

… et si vous le souhaitez, le tableau Excel du projet !

Rendez-vous donc la vie plus facile en profitant pleinement de l’association MindManager + JCV Gantt !

Ceci n’est qu’un aperçu des possibilités, aussi n’hésitez pas à me poser des questions !

Martine

Devenez fan sur Facebook !

La date tant attendue approche ! Et je n’ai pas résisté au plaisir de préparer une map pour vous faire découvrir grâce à la Coupe du Monde de football, certaines fonctions de MindManager que vous ne connaissez peut-être pas encore.

Téléchargez la map Coupe du Monde en cliquant ici.

Voici un aperçu du côté droit de la map :

• A droite, les groupes. Un lien hypertexte pointe vers la page de l’équipe sur le site FIFA.
  Chaque groupe contient le tableau des matches. Cliquez sur la flèche verte pour l’afficher.

• Un double clic sur le tableau ouvre la feuille de calcul. Entrez les scores et le rang ! Cliquez sur OK.
  Les feuilles de calcul ont été insérées par le ruban Insertion>Feuille de calcul.
  Si tout le tableau n’est pas visible dans le Sujet, cliquez dessus et redimensionnez-le avec les poignées.

Vous voici dans la phase 2 :

• Utilisez le filtre multi critères, onglet Informations de tâche pour savoir à quelle date ont lieu les différents matches !
• La France figurera-t-elle dans ce premier tableau des 1/8 èmes de finale ?
  Et dans ce 1/4 de finale ?

Enfin voici venue l’heure de vérité !

• Le vainqueur est au centre de la map !

Bonne Coupe du Monde 2010 !

A bientôt

Martine

Devenez fan sur Facebook !

Notre muguet est en retard et il fait froid, mais en voici un brin pour vous égayer !
Réunies dans cette map, vous trouverez quelques fonctions de MindManager que vous découvrez toujours avec plaisir. C’est donc le moment de vérifier si elles font d’ores et déjà partie de votre panoplie !

Cliquez sur l’image pour télécharger la map et découvrir les fonctions en images

Explorez-les, adoptez-les ! Elles font partie des fonctions qui vous facilitent la vie et vous font gagner du temps !

Vous les trouverez brièvement décrites ci-dessous.

S’il en est d’autres parmi vos préférées, partagez-les avec nous !

Martine

Le Mode Brainstorming

Pour jeter vos idées en vrac avant de commencer à structurer

Les textes marqueurs

Pour ajouter des groupes de marqueurs totalement adaptés à votre contexte

Le filtre multicritères

Pour afficher ou masquer les Sujets porteurs de certains marqueurs

Le volet des tâches Recherche

Pour rechercher un Sujet dans toutes les maps contenues daans un répertoire et ses dossiers

Afficher une branche seule

Pour isoler un Sujet particulier, le présenter ou l’imprimer

Imprimer une note

Pour gagner du temps en imprimant la note relative à un Sujet donné

Exporter avec Mindjet Player

Pour créer des maps au format PDF dynamique qui permet d’ouvrir et fermer les branches comme dans MindManager

S’abonner à Mindjet Catalyst

Pour partager des documents en tout lieu à tout moment grâce à une simple connexion Internet et co-éditer des maps

Choisir la map de démarrage

Pour afficher au démarrage de MindManager votre liste de choses à faire ou toute autre map de votre choix

Placer des Alertes

Poue une complère tranquilité d’esprit

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