Mindjet étant un outil de productivité, je vous propose aujourd’hui 2 choses vous permettant d’aller plus vite : des astuces de manipulation et un modèle de map.

Les astuces pour aller plus vite

La méthode la plus évidente consiste à utiliser les menus contextuels de l’icône de Sujet dynamique – ci-dessous à gauche, ou bien de la fenêtre de propriétés elle-même – ci-dessous à droite.

Une première remarque s’impose : le menu de droite offrant davantage de commandes, c’est donc toujours lui que j’utilise lorsque nécessaire.
Mais ce n’est pas toujours nécessaire de passer par le menu contextuel.

• Entrer les valeurs des propriétés ou variables
  Si vous travaillez avec une souris, vous préférerez peut-être pour entrer les valeurs des variables, sélectionner la fenêtre de propriété puis double-cliquer sur la colonne de droite au lieu de choisir Modifier les propriétés de sujet dans le menu contextuel.
• Modifier la définition de propriétés ou variables
  De la même façon, vous pouvez double-cliquer dans la fenêtre de gauche des propriétés pour modifier le Texte des propriétés, leur Type et le cas échéant déterminer le calcul souhaité, au lieu de choisir Définir les propriétés de sujet dans le menu contextuel.
• Masquer certaines propriétés
  Vous noterez qu’il est possible dans la Fenêtre de définition des propriétés de Masquer certaines d’entre elles. Vous devrez alors passer par le menu contextuel ci-dessus pour les afficher.
  NB : même masquée, une propriété impliquée dans un calcul sera prise en compte.
• Effacer des valeurs
  Vous avez peut-être remarqué qu’une fois une valeur entrée pour une propriété, il n’est pas possible de la supprimer directement, ce qui est pourtant nécessaire si vous voulez créer un modèle.
  Pour le faire, il vous faut passer par le menu contextuel :

• Copier des propriétés d’un Sujet à un autre
  Comme indiqué hier, pour copier un tableau entier de propriétés, le plus simple est de créer une Section de map à partir du Sujet qui les porte. Ce sujet fait alors partie de votre bibliothèque de Sections de map et peut être réutilisé dans n’importe quelle map
  Il est aussi possible de copier une ou plusieurs propriétés d’un Sujet à un autre en passant par la commande Copier la valeur de la propriété de sujet  du menu contextuel. Pour copier plusieurs propriétés en même temps, il suffit de faire une sélection multiple. Reportez-vous à l’article précédent pour plus de détails.
• Imprimer les propriétés de sujet
  Mindjet vous offre dans le menu contextuel la possibilité d’imprimer le contenu des fenêtres de propriétés. Il vous donne le choix entre l’impression des propriétés du seul Sujet sélectionné, ou bien de tous les Sujets contenus dans la map. Ce choix fait, ainsi que celui des autres paramètres de l’impression, il vous suffira de choisir Impression rapide si vous ne désirez pas les modifier.

Les modèles de map

Pour peu que vous ayez besoin de combiner des valeurs à plusieurs niveaux, définir les propriétés à choisir pour vos calculs demande un certain soin, c’est à dire un certain temps. Il est donc fort judicieux de créer un modèle de map si vous êtes appelé à effectuer ces calculs de manière récurrente.

Mindjet vous propose 2 modèles de map avec calculs à plusieurs niveaux : Prévisions de vente dans le dossier Management et Analyse Coût-Bénéfice détaillée dans le dossier Planification stratégique. D’autres modèles sont proposés, à un seul niveau de calcul. Pour ouvrir une map à partir de l’un de ces Modèles, sélectionnez son aperçu dans le menu Fichier > Nouvelle, puis cliquez sur Créer.

Je vous propose d’en créer un autre à partir de la map ci-dessous que vous pouvez télécharger.
Pour créer un Modèle de cette map dans votre Organiseur de Modèles, allez dans le ruban Conception > Organiseur de Modèles > Modèles de map. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le dossier Management dans la liste de gauche, puis cliquez sur Ajouter un nouveau modèle de map > A partir de la map active. Donnez un nom à votre modèle puis cliquez sur Fermer. L’aperçu de ce Modèle apparaîtra désormais comme les 2 précédents – dans le dossier Management.

Cliquez sur la map pour la télécharger

Et bien sûr, entraînez-vous à utiliser cet outil !

A bientôt

Martine

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Une nouvelle fonction de calcul automatique a été introduite dans Mindjet 11. Elle est très intéressante, mais il semble que vous ne sachiez pas toujours comment en tirer profit. Voici donc quelques indications pour vous aider.

Cette fonction permet en effet d’effectuer des opérations simples – somme, moyenne, nombre, valeur minimum ou maximum – à partir d’éléments entrés dans les Sujets d’une arborescence.
C’est dans la Fenêtre de propriétés que sont affichées les variables et entrées leurs valeurs.

Les fenêtres de propriétés

Pour créer une fenêtre de propriétés dans un Sujet, sélectionnez-le, puis allez dans le ruban Insertion > Propriétés. Ceci ouvre la fenêtre ci-dessous où vous définissez le nom de chacune des propriétés ou variables souhaitées et leur type.

Ceci fait, cliquez sur OK et la fenêtre de propriétés apparaît comme ci-dessous dans le Sujet.

Si vous souhaitez créer la même fenêtre dans plusieurs Sujets, faites de ce premier Sujet une Section de map. Il vous suffira de la faire glisser dans toute map de votre choix et de changer le texte du Sujet.

Vous pouvez aussi copier une ou plusieurs propriétés ou variables et la coller dans un autre Sujet. Pour ce faire, ouvrez par un clic doit le menu contextuel de la fenêtre, copiez la ou les propriétés voulues, puis coller avec le collage approprié dans le Sujet souhaité :

Copiez :

Puis collez :

Il vous suffit maintenant, pour entrer les valeurs dans la fenêtre, de sélectionner le tableau dans le Sujet puis de double-cliquer dans la colonne de droite afin de l’activer.

Le calcul automatique dans Mindjet

Il vous permet de créer automatiquement une fenêtre de propriétés dans le Sujet parent et d’y faire figurer des propriétés dont les valeurs sont fonction des valeurs de propriétés existant dans les Sujets enfants. Ci-dessous, nous choisissons de créer la propriété Coût matière dans le Sujet Travaux pour y voir figurer la somme des Coût matière pour Chambre et Salle de bain.

Après avoir sélectionné le Sujet Travaux, allez dans le ruban Insertion > Calcul automatique pour ouvrir la fenêtre ci-dessous. L’opération sera dans notre cas répétée deux fois, pour afficher les deux variables Coût matière et Coût main d’oeuvre :

La fenêtre de propriétés créée dans le Sujet Travaux est prête à recevoir les valeurs calculées dès que les valeurs des variables seront introduites pour Chambre et Salle de bain :

Les voici !

Dans le cas ci-dessus, j’ai choisi les mêmes noms pour les propriétés du Sujet parent, si bien que les valeurs calculées s’affichent dès que je renseigne les Sujets enfants. Je dois toutefois faire attention si mon arborescence est plus sophistiquée, telle celle-ci :

En effet, pour le calcul des coûts Matières et Main d’oeuvre totaux des travaux, voici ce que je dois obtenir :

Pour obtenir ce résultat, je peux pour le coût total des matières, soit demander la somme de toutes les variables Coût matière (dans les 4 Sujets Salle de bain, Chambre, Rocaille et Haie), soit demander la somme des Coûts matière (avec un s) des 2 Sujets Maison et Jardin. Si j’avais gardé le même nom de propriété aux niveaux intermédiaires, toutes les valeurs seraient ajoutées. J’ai donc choisi un nom différent – ici l’ajout d’un simple « s » dans la fenêtre de calcul, puis j’ai double-cliqué dans la fenêtre de propriétés préalablement sélectionnée (clic cette fois sur la colonne de gauche) pour ouvrir la fenêtre ci-dessous et y faire mes choix :

Ainsi, il devient très facile d’inclure dans une map des éléments de coût relatifs aux tâches d’un projet et de les consolider. Dans le prochain article, je vous montrerai un exemple et un modèle à télécharger et à adapter. En attendant, exercez-vous !

A bientôt donc

Martine

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Téléchargez cette map et exercez-vous !

Téléchargez cette map et exercez-vous !

L’affichage du diagramme de Gantt n’est pas pertinent pour ce type de map. Un décalage dans une tâche n’entraîne pas automatiquement le décalage des tâches ultérieures !

Pour illustrer par un cas pratique le précédent article sur les maps projets, je vous montre ci-dessous deux maps à télécharger, correspondant à un même projet, « la réalisation d’une campagne publicitaire ».

L’une présente les tâches dans une construction en tunnel, l’autre présente l’arborescence des tâches.

Le tunnel

Les questions à se poser et les réponses pour construire la map :

La structure de la map indique la séquence des tâches dans le temps. Vous vous rapprochez du centre, donc de l’objectif au fur et à mesure que vous effectuez les tâches.

Téléchargez cette map et exercez-vous !

L’affichage du diagramme de Gantt n’est pas pertinent pour ce type de map. Un décalage dans une tâche n’entraîne pas automatiquement le décalage des tâches ultérieures !

L’arborescence des tâches

Les questions à se poser et les réponses pour construire la map :

Notez que la structure de la map ne donne pas d’indication sur le déroulement dans le temps. Celui-ci est donné par les dates et les Dépendances, matérialisées par une ligne fléchée. C’est le diagramme de Gantt qui permet de visualiser le déroulement dans le temps.
Les dates ne sont indiquées que pour les tâches élémentaires – en rouge dans la map (et dans le tableau). En effet, les dates des tâches en amont – qui correspondent à un niveau de détail moindre -, dépendent des sous-tâches en aval et seront automatiquement calculées par Mindjet (map 2).

L’affichage des dates des tâches élémentaires

Téléchargez cette map et exercez-vous !

Pour afficher le diagramme de Gantt, cliquez sur l’icône Gantt dans le ruban Affichage ou dans la barre d’état en bas de l’écran. Cliquez à nouveau sur l’icône pour le masquer.

L’affichage de toutes les dates – tâches élémentaires et tâches récapitulatives

Pour l’obtenir, il faut sélectionner une branche en amont et dans le volet Infos de tâche /Gestion des tâches, cocher Remonter les Infos de tâche ici.
Les dates calculées automatiquement sont affichées en grisé, elles sont la résultante des dates des sous-tâches, vous ne pouvez donc pas les modifier directement.
L’intérêt est de pouvoir choisir le niveau de détail voulu. Ici, je peux voir sans avoir à entrer dans les détails que le lancement de la campagne publicitaire prendra du 13 au 25 février et les communiqués de presse du 13 au 26.

A la différence du diagramme de Gantt précédent, celui-ci affiche les tâches récapitulatives. Si les dates d’une tâche élémentaire sont modifiées, la durée de la tâche récapitulative est susceptible de l’être aussi. Le % d’achèvement des tâches élémentaires est représenté dans les barres de tâche du Gantt. Il est également calculé pour les tâches récapitulatives et il apparaît dans la map.

Exercez-vous, téléchargez les maps ! C’est plus simple qu’il n’y paraît et comme nous sommes tous engagés dans des projets plus ou moins « lourds », Mindjet et son diagramme de Gantt, nous donne un moyen très facile de les planifier et d’en suivre le déroulement !

A bientôt !

Martine

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J’en vois régulièrement parmi vous qui n’obtiennent pas le diagramme de Gantt auquel ils s’attendent !

Cet article, le premier de deux, a donc pour but de vous aider à bien utiliser le couple « map-diagramme de Gantt ». En effet, vous voulez voir dans le Gantt, si et comment, un retard dans la réalisation d’une tâche que vous avez planifiée affecte le timing des tâches ultérieures.
C’est là tout l’intérêt du diagramme de Gantt ; toutefois sa pertinence impose certaines règles dans la construction de votre map.

Les 2 types de représentation d’un projet dans une map :

Il y a 2 façons possibles de représenter une série de tâches dans une map :

• Soit visualiser dans la map la séquence des tâches dans le temps – vous placerez alors de préférence toutes les branches à gauche du Sujet central. C’est la structure en tunnel.
  Dans la map tunnel : La tâche 1, la tâche 2 et la tâche 3 précèdent la tâche 4. Celle-ci ne pourra commencer que lorsque ces 3 tâches seront terminées. Vous devrez indiquer manuellement les dates de la tâche 4.
  

• Soit visualiser dans la map la décomposition en sous-tâches des tâches complexes. C’est la structure en arborescence des tâches.
  Dans la map arborescence : La tâche A est composée de la sous-tâche 1, de la sous-tâche 2 et de la sous-tâche 3. Elle sera terminée lorsque celles-ci seront toutes terminées. Elle commence lorsque la première sous-tâche commence et sera terminée lorsque la dernière sera terminée. Les dates de la tâche A sont calculées automatiquement.

La map tunnel

Quand utiliser la map structurée en tunnel  ?

Quand il s’agit d’un petit projet avec des tâches successives.

Comment la construire ?

• Intuitivement, vous placerez vos branches à gauche du Sujet Central afin d’inscrire vos actions dans la ligne de temps : vous commencez par inscrire le résultat final et vous répondez à chaque niveau à la question « quelle(s) action(s) dois-je faire avant celle-ci ? « 

- les tâches en aval doivent être terminées – certaines pouvant être menées en parallèle -, pour que la –tâche en amont puisse commencer. Cette tâche est alors nouvelle.
- au fur et à mesure que le temps s’écoule, je vois quelle est ma prochaine action
- les dates sont définies manuellement par l’auteur à chaque niveau de la map

• L’affichage du Gantt n’est pas pertinent

NB : Si vous étiez utilisateurs du regretté ResultsManager, cette construction était pertinente, puisque ResultsManager parcourait vos maps pour rechercher quelles étaient les « prochaines actions » à réaliser compte tenu de la séquence prévue et de l’achèvement des tâches.

Exemple

Si je mets plus de temps que prévu pour repérer les dates possibles sur mon agenda, par exemple du 12/02 au 22/02, je dois modifier manuellement les dates des actions suivantes.

La map arborescence des tâches

Quand utiliser la map structurée en arborescence des tâches ?

Quand il s’agit d’un projet avec des tâches multiples dont je veux suivre l’évolution dans un diagramme de Gantt. C’est sur cette construction que sont basés tous les logiciels de gestion de projets.
Par exemple, si vous utilisez MS Project, c’est grâce à Mindjet MindManager que vous créez facilement la map de l’arborescence des tâches que vous exportez ensuite dans MS Project.

Comment la construire ?

• A la différence de la map tunnel, la map arborescence ne classe pas les tâches selon leur séquence dans le temps. Elle les rassemble en groupes homogènes au sein de branches principales. A chaque niveau de branche, vous répondez à la question « quelles tâches doivent-elles être réalisées pour dire cette tâche est faite ? »

- une tâche d’un niveau donné correspond à un plus ou moins grand niveau de détail en fonction de sa –plus ou moins grande proximité avec sa branche principale : plus on s’éloigne du centre, plus on entre –dans le détail, jusqu’à parvenir au niveau des tâches élémentaires situées à la périphérie de la map.
- une tâche est terminée quand toutes les sous-tâches qui la composent le sont. C’est une tâche –récapitulative. Elle débute lorsque sa première sous-tâche commence et se termine lorsque sa dernière –sous-tâche est achevée
- la map n’indique donc pas les relations dans le temps entre les branches, celles-ci sont indiquées par –les dates et les relations entre tâches appelées Dépendances. Les 4 types de dépendances peuvent –être indiquées : Fin à Début, Début à Début, Début à Fin et Fin à Fin. Elles s’affichent dans le –diagramme de Gantt.
- les dates ne sont indiquées que sur les tâches élémentaires – à la périphérie de la map. Les dates des –tâches récapitulatives en amont sont calculées automatiquement à chaque niveau par Mindjet

Exemple

• Seules les Informations de tâche des tâches élémentaires sont affichées dans la map et le diagramme de Gantt :

•  Le calcul automatique des tâches a été activé dans la map. Si une tâche élémentaire dure plus longtemps que prévu, les dates calculées des tâches récapitulatives sont ajustées en conséquence :

Le prochain article vous montrera un exemple avec des maps à télécharger.

A bientôt !

Martine

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Cette fois, il s’agit d’un livre par un ancien professeur à l’INSEAD qui nous parle fort intelligemment de buts, objectifs et stratégies. Je crois pouvoir vous garantir que vous n’en regretterez pas la lecture. La map ci-dessous que vous pouvez télécharger vise à vous donner un avant-goût du contenu ! Et pour que vous puissiez l’envoyer à des amis qui ne possèdent pas Mindjet, vous la trouverez ici au format Mindjet PDF dynamique (Fichier >Exporter >Exporter au format visionneuse Mindjet PDF). Attention pour créer un tel fichier à partir d’une map et pour le lire, il faut disposer de la dernière version d’Adobe Reader. Vous la téléchargez gratuitement à l’adresse : http://get.adobe.com/fr/reader/

Cliquez sur l’image pour télécharger la map

A bientôt !

Martine

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Une map n’est-elle pas idéale pour communiquer visuellement et succinctement de l’information ?
Venant de lire et d’apprécier le livre de Charles Duhigg « The power of habit », je ne résiste pas au plaisir de résumer ci-dessous ce qu’il nous dit d’essentiel, à savoir comment faire pour se débarrasser d’une mauvaise habitude, et même pour en créer de bonnes !

Espérant que cette map vous fera envie , je vous invite à la télécharger ! Et pour que vous puissiez l’envoyer à des amis qui ne possèdent pas Mindjet, vous la trouverez ici au format Mindjet PDF dynamique (Fichier >Exporter >Exporter au format visionneuse Mindjet PDF). Attention pour créer un tel fichier à partir d’une map et pour le lire, il faut disposer de la dernière version d’Adobe Reader. Vous la téléchargez gratuitement à l’adresse : http://get.adobe.com/fr/reader/

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A bientôt

Martine

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