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Maps projets et diagramme de Gantt (1)

Bonjour,

J’en vois régulièrement parmi vous qui n’obtiennent pas le diagramme de Gantt auquel ils s’attendent !

Cet article, le premier de deux, a donc pour but de vous aider à bien utiliser le couple « map-diagramme de Gantt ». En effet, vous voulez voir dans le Gantt, si et comment, un retard dans la réalisation d’une tâche que vous avez planifiée affecte le timing des tâches ultérieures.
C’est là tout l’intérêt du diagramme de Gantt ; toutefois sa pertinence impose certaines règles dans la construction de votre map.

Les 2 types de représentation d’un projet dans une map :

Il y a 2 façons possibles de représenter une série de tâches dans une map :

  • Soit visualiser dans la map la séquence des tâches dans le temps – vous placerez alors de préférence toutes les branches à gauche du Sujet central. C’est la structure en tunnel.
    Dans la map tunnel : La tâche 1, la tâche 2 et la tâche 3 précèdent la tâche 4. Celle-ci ne pourra commencer que lorsque ces 3 tâches seront terminées. Vous devrez indiquer manuellement les dates de la tâche 4.

  • Soit visualiser dans la map la décomposition en sous-tâches des tâches complexes. C’est la structure en arborescence des tâches.
    Dans la map arborescence : La tâche A est composée de la sous-tâche 1, de la sous-tâche 2 et de la sous-tâche 3. Elle sera terminée lorsque celles-ci seront toutes terminées. Elle commence lorsque la première sous-tâche commence et sera terminée lorsque la dernière sera terminée. Les dates de la tâche A sont calculées automatiquement.

La map tunnel

Quand utiliser la map structurée en tunnel  ?

Quand il s’agit d’un petit projet avec des tâches successives.

Comment la construire ?

  • Intuitivement, vous placerez vos branches à gauche du Sujet Central afin d’inscrire vos actions dans la ligne de temps : vous commencez par inscrire le résultat final et vous répondez à chaque niveau à la question “quelle(s) action(s) dois-je faire avant celle-ci ? “

- les tâches en aval doivent être terminées – certaines pouvant être menées en parallèle -, pour que latâche en amont puisse commencer. Cette tâche est alors nouvelle.
- au fur et à mesure que le temps s’écoule, je vois quelle est ma prochaine action
- les dates sont définies manuellement par l’auteur à chaque niveau de la map

  • L’affichage du Gantt n’est pas pertinent

NB : Si vous étiez utilisateurs du regretté ResultsManager, cette construction était pertinente, puisque ResultsManager parcourait vos maps pour rechercher quelles étaient les “prochaines actions” à réaliser compte tenu de la séquence prévue et de l’achèvement des tâches.

Exemple

Si je mets plus de temps que prévu pour repérer les dates possibles sur mon agenda, par exemple du 12/02 au 22/02, je dois modifier manuellement les dates des actions suivantes.

La map arborescence des tâches

Quand utiliser la map structurée en arborescence des tâches ?

Quand il s’agit d’un projet avec des tâches multiples dont je veux suivre l’évolution dans un diagramme de Gantt. C’est sur cette construction que sont basés tous les logiciels de gestion de projets.
Par exemple, si vous utilisez MS Project, c’est grâce à Mindjet MindManager que vous créez facilement la map de l’arborescence des tâches que vous exportez ensuite dans MS Project.

Comment la construire ?

  • A la différence de la map tunnel, la map arborescence ne classe pas les tâches selon leur séquence dans le temps. Elle les rassemble en groupes homogènes au sein de branches principales. A chaque niveau de branche, vous répondez à la question “quelles tâches doivent-elles être réalisées pour dire cette tâche est faite ?”

- une tâche d’un niveau donné correspond à un plus ou moins grand niveau de détail en fonction de sa plus ou moins grande proximité avec sa branche principale : plus on s’éloigne du centre, plus on entre dans le détail, jusqu’à parvenir au niveau des tâches élémentaires situées à la périphérie de la map.
- une tâche est terminée quand toutes les sous-tâches qui la composent le sont. C’est une tâche récapitulative. Elle débute lorsque sa première sous-tâche commence et se termine lorsque sa dernière sous-tâche est achevée
- la map n’indique donc pas les relations dans le temps entre les branches, celles-ci sont indiquées par les dates et les relations entre tâches appelées Dépendances. Les 4 types de dépendances peuvent être indiquées : Fin à Début, Début à Début, Début à Fin et Fin à Fin. Elles s’affichent dans le diagramme de Gantt.
- les dates ne sont indiquées que sur les tâches élémentaires – à la périphérie de la map. Les dates des tâches récapitulatives en amont sont calculées automatiquement à chaque niveau par Mindjet

Exemple

  • Seules les Informations de tâche des tâches élémentaires sont affichées dans la map et le diagramme de Gantt :

 

  •  Le calcul automatique des tâches a été activé dans la map. Si une tâche élémentaire dure plus longtemps que prévu, les dates calculées des tâches récapitulatives sont ajustées en conséquence :

 


Le prochain article vous montrera un exemple avec des maps à télécharger.

A bientôt !

Martine

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